نامه های وارده به نامه هایی
اطلاق می شود که از سوی افراد ،
موسسات و ... تهیه و
به یک سازمان ارسال و پس از ثبت
در بخش دبیرخانه در چرخه مکاتبات
آن سازمان به جریان در می آیند .
برنامه به صورتهای مختلف قابلیت
دریافت نامه ها را دارا می باشد .
نامه ها بصورت دستی، فکس ، شبکه
(ارتباط بین سازمانی) و یا از
طریق پست الکترونیکی
(E-Mail)
وارد سیستم می شوند . البته در
مورد نامه های دستی ابتدا باید
این نامه ها اسکن و ثبت شوند تا
در چرخه سیستم قرار گیرند .
این برنامه قابلیت
دریافت نامه های وارده بصورت دستی
، فکس ، ایمیل و یا از طریق شبکه
(ارتباط بین سازمانی) را دارا می
باشد . در
مرحله ثبت
تاریخ ثبت ، شماره و ساعت ثبت و
نام ثبات ( ثبت کننده ) بطور
اتوماتیک ثبت می شود . در مرحله
ثبت نامه ، این نرم افزار دارای
قابلیتهایی همچون ثبت نامه های
عادی و محرمانه ، بصورت کاملا
مستقل و با شماره های مستقل می
باشد . تعیین فوریت اقدام (نامه
های غیر فوری ، فوری و آنی ) نیز
امکان پذیر است .
همچنین می توان نامه های
مرتبط با نامه در حال ثبت را نیز
مشخص نموده و با وارد کردن شماره
مورد نظر ، در مرحله ارجاع نامه
آنها را به پیوست نامه های در دست
اقدام ، به کاربر یا کاربران مورد
نظر ارجاع نمود ( نامه های مرتبط
شامل : نامه های عطفی ، بازگشت و
پیرو می باشند ).
در مرحله ثبت نامه ، این
امکان نیز پیش بینی شده است که
نامه های هر حوزه از سازمان توسط
همان حوزه و با شماره خاص هر یک
ثبت گردد . همچنین علاوه بر امکان
مشخص نمودن تعداد و نوع پیوستهای
یک نامه ، می توان مشخصات سازمان
یا شخص ارسال کننده را نیز به
همراه تاریخ و شماره ارسال ، درج
نمود .
امکان درج و بایگانی یک نامه
وارده بدون چرخه ارجاع نیز از
دیگر امکانات این سیستم است ، ضمن
آنکه این برنامه قابلیت تشخیص
تائیدیه های فکس و جلوگیری از ثبت
مجدد آنها را دارا می باشد و در
مواقعی که نامه ای با اطلاعات
مطابق با یک نامه ثبت شده در
گذشته مجدداً به چرخه ثبت وارد
گردد ، سیستم بطور خودکار از ثبت
دوباره آن جلوگیری می کند .
همچنین در صورت بروز اشکال در
اطلاعات ثبتی یک نامه ، امکان
اصلاح مشخصات ثبتی نامه نیز پیش
بینی شده و قابل انجام است .
امکانات سیستم در قسمت
تایپ و نامه های صادره
جهت تایپ نامه ها در این برنامه ، کاربر می تواند هر نوع
سربرگ مورد استفاده در سازمان و نیز برخی نامه های کلیشه
ای و فرمهای اداری مانند احکام ، فرمهای ISO و امثالهم را
برای سیستم تعریف نماید . همچنین می توان از نرم افزارMS
Word نسخه های 2000 ، 2002 ، XP و 2003 برای تایپ نامه
ها بهره گرفت .
در این مرحله نام تایپیست ، تاریخ و ساعت
تایپ بطور اتوماتیک ثبت می شود . می توان ترتیب اسامی
مخاطبین و گیرندگان رونوشت را نیز تغییر داد و یا پس از
تایپ ، متن تایپی را مورد بازبینی قرار داد . امکان مشخص
نمودن گیرندگان داخلی رونوشت نیز وجود دارد .همچنین می
توان نامه های مرتبط با نامه دردست اقدام را نیز ( مانند
عطف ، پیرو و بازگشت ) و پیوستها و نوع آنها و یا ارتباط
نامه با طبقه یا کلاسمان خاص را تعیین نمود . نامه های
صادره به نامه هایی اطلاق می شود که در درون یک سازمان
تولید و بعد از تائید و امضاء ، توسط دبیرخانه ثبت و از
سازمان خارج می شود . تهیه یک نامه
صادره ابتدا با تهیه یک پیش نویس توسط کارشناس مربوطه آغاز
می شود . پیش نویس تهیه شده به تایپیست ارسال می گردد .
تایپیست پس از تایپ متن نامه ، آن را به کارشناس مربوطه
بازمیگرداند تا پس از بازبینی ، آنرا پاراف نماید . پس از
پاراف نمودن کارشناس مربوطه ، نامه به مدیر ارسال می شود
تا وی تائید و امضاء نماید . در مرحله بعدی برای نامه
صادره ، شماره و تاریخ ثبت می شود و سپس نامه از سازمان
خارج می گردد . برای ارسال نامه نیز از طرق مختلف مانند
روش دستی ، از طریق فکس یا ایمیل و یا از طریق شبکه (ارتباط
بین سازمانی) می توان اقدام نمود . رونوشتهای نامه هایی
که صاحبان آنها در داخل سازمان می باشند ، بصورت اتوماتیک
ثبت و به فرد مورد نظر ارجاع می شود . پس از امضای نهایی
، برای نامه ها شماره ثبت می شود که در این مرحله سیستم
بطور اتوماتیک تاریخ ، ساعت و نام ثبات ( ثبت کننده ) را
در کنار سایر مشخصات نامه درج می نماید .
نامه های محرمانه را می توان با شماره های مجزا ثبت
و صادر نمود . همچنین سیستم قادر به ثبت و ارجاع اتوماتیک
نامه های داخلی می باشد . امکان
مشاهده پیش نمایش قبل چاپ و چاپ اتوماتیک نامه به تعداد
مخاطبین و گیرندگان رونوشت به تفکیک وجود دارد .
چاپ کلیه نامه های تایپ شده توسط ماشین نویس به وسیله
چاپگرهای لیزری یا ماتریسی روی انواع سربرگهای اداری نیز
برای این مرحله پیش بینی شده است .
کارتابل
مدیران و کاربران
پس از
دریافت و ثبت نامه های وارده در سیستم ، نامه ها به کاربر یا
کاربران مورد نظر ارجاع می شوند ، در این مرحله می توان یک نامه را
به یک یا چند کاربر بطور همزمان ارجاع داد ( مثل بخشنامه ها ،
اطلاعیه ها و ... ) و نیز این امکان وجود دارد که یک نامه بطور
همزمان و با دستوراتی متفاوت به چند کاربر ارجاع شود . در ارجاع
نامه ها نیز محدودیتی برای تعداد و طول متن ارجاعات وجود ندارد .
ضمن آنکه می توان تمام ضمائم، شرح ارجاعات و سوابق یک نامه در دست
اقدام را در رایانه مشخص نمود . در زمان ارجاع نامه تاریخ و ساعت
ارجاع بصورت اتوماتیک ثبت می گردد و می توان تاریخ پیگیری نامه را
نیز مشخص نمود . هر کاربر می تواند نسخه ای از نامه های مهم ارجاعی
را در بایگانی راکدی که برای وی تعریف شده نگهداری نماید . ضمن
آنکه در شرح ارجاعات می تواند گزارش کارهای انجام شده در ارتباط با
موضوع نامه را به مدیر یا مدیران ارائه نماید .
امکان
تشخیص نامه های جدید اضافه شده به کارتابل کاربر ، بازیافت نامه
های بایگانی شده ، نگهداری نامه های غیر ضروری در بایگانی شخصی
افراد ، امکان مشاهده کلیه عملیات انجام شده بر روی یک نامه بصورت
بلوک دیاگرام از لحظه ورود تا بایگانی با ذکر نام کاربر ، زمان و
مدت انجام کار و امکان بایگانی یک نامه به همراه توضیح مربوطه از
دیگر ویژگیهای این نرم افزار در بخش کارتابل می باشد . امکان ارسال
پیغام از طریق این نرم افزار ، یکی دیگر از قابلیتهای
کارتابل محسوب می شود . بر این اساس می
توان هر گونه پیغام فوری و یا عادی را برای یک یا چند کاربر و یا
برای تمامی کارکنان یک مجموعه اداری ارسال نمود . همچنین به همراه
پیغام ارسالی ، امکان فرستادن پیوستهایی بصور مختلف ( نامه وارده ،
نامه صادره ، متن تایپی ، تصویر ، فایل صوتی ، فیلم و انواع فایلها
بدون محدودیت فرمت آن ) یا پیگیری مجدد آنها وجود دارد .
ارتباط
بین سازمانی
یکی از
ویژگی های منحصر به فرد « پيك » امکان ارتباط بین سازمانی است . با
استفاده از این قابلیت ، می توان به راحتی فرآیند مکاتبات بین دو
یا چند سازمان را مکانیزه نمود تا گردش مکاتبات بین سازمانی نیز به
صورت الکترونیکی ممکن شود . این ویژگی زمانی مورد استفاده قرار می
گیرد که « پيك » بر روی دو یا چند سکو نصب شده باشد . ارتباط بین
سکوها می تواند به هر نحو ممکن و حتی به صورت Dialup و راديو باشد
. این امر موجب می گردد تا حتی در مکانهایی که زیر ساختهای
مخابراتی کشور محدود است نیز امکان ارتباط میان سکوها وجود داشته
باشد .
صندوق
صوتی و دبیرخانه گویا
درصورتی
که از امکانات صوتی « پيك » در مکاتبات اداری استفاده گردد .
سازمان بطور اتوماتیک دارای یک سیستم تلفن هوشمند و صندوق صوتی
خواهد شد . به عبارتی با استفاده از این امکان یک صندوق صوتی برای
کل سازمان تعریف میشود و تمامی کاربران نیز برای خود صندوق صوتی
خواهند داشت که میتوانند پیامهای تلفنی خودرا از طریق نرم افزار و
یا خط تلفن دریافت نمایند . از دیگر
امکانات بخش صوتی میتوان به ارسال و دریافت فکس بصورت اتوماتیک و
گویا اشاره کرد همچنین مدیر سیستم میتواند
یک لیست تماس ایجاد کرده و پیامی را برای ارسال مشخص نماید که در
این وضعیت سیستم بطور هوشمند با افراد مشخص شده تماس و پیام مورد
نطر را اعلام و در نهایت گزارش تماسهای موفق و نا موفق را ارایه
میدهد . این نرم افزار از یک دفتر تلفن قدرتمند با امکان ثبت انواع
شماره و با قابلیت شماره گیری را دارا میباشد
.
کارتابل
WEB
درصورتی که سازمانی از امکانات Web این نرم افزار بهره مند
شود کاربران میتوانند کارتابل خودرا از طریق اینتر نت
کنترل نمایند و ارجاعات مورد نطر را نیز انجام دهند .
پیک
و تکریم ارباب رجوع
دراین سیستم امکاناتی جهت تکریم ارباب رجوع
در نظر گرفته شده است که از جمله آنها میتوان به پیگیری
نامه ها از طریق اینترنت و سیستم گویا اشاره کرد . سیستم
قادر است بر روی انواع کیوسکهای اطلاع رسانی نصب و به
ارباب رجوع در زمینه مکاتبات اداره ارائه سرویس نماید .
دانلود
کاتالوگ
