PaperLess Office 

سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه بدون کاغذ (پیک)

       مکاتبات اداری جزء لاینفک یک سیستم اداری و در حقیقت قلب تپنده آن محسوب می شود . هر سازمانی برای دستیابی به اهداف و مقاصد مورد نظر خود ناگزیر از برنامه ریزی ، ایجاد هماهنگی و پیگیری امور می باشد و در این راه ، بهره مندی از یک سیستم منظم ، قوی و سهل الوصول در عرصه مکاتبات اداری عاملی بسیار موثر است . سیستم اتوماسیون اداری شرکت تحلیلگران با بهره گیری از یک تحلیل دبیرخانه ای و استفاده از روشهای نوین عرصه سیستمهای اتوماسیون اداری و از همه مهم تر ایجاد ارتباط بین سایر سیستمها و داشتن یک سیستم منسجم و یکپارچه طراحی و پیاده سازی شده است .

 

      امکانات سیستم در فسمت نامه های وارده

نامه های وارده به نامه هایی اطلاق می شود که از سوی افراد ، موسسات و ... تهیه و   به یک سازمان ارسال و پس از ثبت در بخش دبیرخانه در چرخه مکاتبات آن سازمان به جریان در می آیند . برنامه به صورتهای مختلف قابلیت دریافت نامه ها را دارا می باشد . نامه ها بصورت دستی، فکس ، شبکه (ارتباط بین سازمانی) و یا از طریق پست الکترونیکی (E-Mail) وارد سیستم می شوند . البته در مورد نامه های دستی ابتدا باید این نامه ها اسکن و ثبت شوند تا در چرخه سیستم قرار گیرند . این برنامه قابلیت دریافت نامه های وارده بصورت دستی ، فکس ، ایمیل و یا از طریق شبکه (ارتباط بین سازمانی) را دارا می باشد . در مرحله ثبت تاریخ ثبت ، شماره و ساعت ثبت و نام ثبات ( ثبت کننده ) بطور اتوماتیک ثبت می شود . در مرحله ثبت نامه ، این نرم افزار دارای قابلیتهایی همچون ثبت نامه های عادی و محرمانه ، بصورت کاملا مستقل و با شماره های مستقل می باشد  . تعیین فوریت اقدام (نامه های غیر فوری ، فوری و آنی ) نیز امکان پذیر است . همچنین می توان نامه های مرتبط با نامه در حال ثبت را نیز مشخص نموده و با وارد کردن شماره مورد نظر ، در مرحله ارجاع نامه آنها را به پیوست نامه های در دست اقدام ، به کاربر یا کاربران مورد نظر ارجاع نمود ( نامه های مرتبط شامل : نامه های عطفی ، بازگشت و پیرو می باشند ). در مرحله ثبت نامه ، این امکان نیز پیش بینی شده است که نامه های هر حوزه از سازمان توسط همان حوزه و با شماره خاص هر یک ثبت گردد . همچنین علاوه بر امکان مشخص نمودن تعداد  و نوع پیوستهای یک نامه ، می توان مشخصات سازمان یا شخص ارسال کننده را نیز به همراه تاریخ و شماره ارسال ، درج نمود . امکان درج و بایگانی یک نامه وارده بدون چرخه ارجاع نیز از دیگر امکانات این سیستم است ، ضمن آنکه این برنامه قابلیت تشخیص تائیدیه های فکس و جلوگیری از ثبت مجدد آنها را دارا می باشد و در مواقعی که نامه ای با اطلاعات مطابق با یک نامه ثبت شده در گذشته مجدداً به چرخه ثبت وارد گردد ، سیستم بطور خودکار از ثبت دوباره آن جلوگیری می کند . همچنین در صورت بروز اشکال در اطلاعات ثبتی یک نامه ، امکان اصلاح مشخصات ثبتی نامه نیز پیش بینی شده و قابل انجام است .

      امکانات سیستم در قسمت تایپ و نامه های صادره

جهت تایپ نامه ها در این برنامه ، کاربر می تواند هر نوع سربرگ مورد استفاده در سازمان و نیز برخی نامه های کلیشه ای و فرمهای اداری مانند احکام ، فرمهای ISO و امثالهم را برای سیستم تعریف نماید . همچنین می توان از نرم افزارMS Word   نسخه های 2000 ، 2002 ، XP و 2003  برای تایپ نامه ها بهره گرفت . در این مرحله نام تایپیست ، تاریخ و ساعت تایپ بطور اتوماتیک ثبت می شود . می توان ترتیب اسامی مخاطبین و گیرندگان رونوشت را نیز تغییر داد و یا پس از تایپ ، متن تایپی را مورد بازبینی قرار داد . امکان مشخص نمودن گیرندگان داخلی رونوشت نیز وجود دارد .همچنین می توان نامه های مرتبط با نامه دردست اقدام را نیز ( مانند عطف ، پیرو و بازگشت ) و پیوستها و نوع آنها و یا ارتباط نامه با طبقه یا کلاسمان خاص را تعیین نمود . نامه های صادره به نامه هایی اطلاق می شود که در درون یک سازمان تولید و بعد از تائید و امضاء ، توسط دبیرخانه ثبت و از سازمان خارج می شود . تهیه یک نامه صادره ابتدا با تهیه یک پیش نویس توسط کارشناس مربوطه آغاز  می شود . پیش نویس تهیه شده به تایپیست ارسال می گردد . تایپیست پس از تایپ متن نامه ، آن را به کارشناس مربوطه بازمیگرداند تا پس از بازبینی ، آنرا پاراف نماید . پس از پاراف نمودن کارشناس مربوطه ، نامه به مدیر ارسال می شود تا وی تائید و امضاء نماید . در مرحله بعدی برای نامه صادره ، شماره و تاریخ ثبت می شود و سپس نامه از سازمان خارج می گردد . برای ارسال نامه نیز از طرق مختلف مانند روش دستی ، از طریق فکس یا ایمیل و یا از طریق شبکه (ارتباط بین سازمانی) می توان اقدام نمود . رونوشتهای  نامه هایی که صاحبان آنها در داخل سازمان می باشند ، بصورت اتوماتیک ثبت و به فرد مورد نظر ارجاع   می شود . پس از امضای نهایی ، برای نامه ها شماره ثبت می شود که در این مرحله سیستم بطور اتوماتیک تاریخ ، ساعت و نام ثبات ( ثبت کننده ) را در کنار سایر مشخصات نامه درج می نماید . نامه های محرمانه را می توان با شماره های مجزا ثبت و صادر نمود . همچنین سیستم قادر به ثبت و ارجاع اتوماتیک نامه های داخلی می باشد . امکان مشاهده پیش نمایش قبل چاپ و چاپ اتوماتیک نامه به تعداد مخاطبین و گیرندگان رونوشت به تفکیک وجود دارد . چاپ کلیه نامه های تایپ شده توسط ماشین نویس به وسیله چاپگرهای لیزری یا ماتریسی روی انواع سربرگهای اداری نیز برای این مرحله پیش بینی شده است .

کارتابل مدیران و کاربران

پس از دریافت و ثبت نامه های وارده در سیستم ، نامه ها به کاربر یا کاربران مورد نظر ارجاع می شوند ، در این مرحله می توان یک نامه را به یک یا چند کاربر بطور همزمان ارجاع داد ( مثل بخشنامه ها ، اطلاعیه ها و ... ) و نیز این امکان وجود دارد که یک نامه بطور همزمان و با دستوراتی متفاوت به چند کاربر ارجاع شود . در ارجاع نامه ها نیز محدودیتی برای تعداد و طول متن ارجاعات وجود ندارد . ضمن آنکه می توان تمام ضمائم، شرح ارجاعات و سوابق یک نامه در دست اقدام را در رایانه مشخص نمود . در زمان ارجاع نامه تاریخ و ساعت ارجاع بصورت اتوماتیک ثبت می گردد و می توان تاریخ پیگیری نامه را نیز مشخص نمود . هر کاربر می تواند نسخه ای از نامه های مهم ارجاعی را در بایگانی راکدی که برای وی تعریف شده نگهداری نماید . ضمن آنکه در شرح ارجاعات می تواند گزارش کارهای انجام شده در ارتباط با موضوع نامه را به مدیر یا مدیران ارائه نماید . امکان تشخیص نامه های جدید اضافه شده به کارتابل کاربر ، بازیافت نامه های بایگانی شده ، نگهداری نامه های غیر ضروری در بایگانی شخصی افراد ، امکان مشاهده کلیه عملیات انجام شده بر روی یک نامه بصورت بلوک دیاگرام از لحظه ورود تا بایگانی با ذکر نام کاربر ، زمان و مدت انجام کار و امکان بایگانی یک نامه به همراه توضیح مربوطه از دیگر ویژگیهای این نرم افزار در بخش کارتابل می باشد . امکان ارسال پیغام از طریق این نرم افزار ، یکی دیگر از قابلیتهای کارتابل محسوب  می شود . بر این اساس می توان هر گونه پیغام فوری و یا عادی را برای یک یا چند کاربر و یا برای تمامی کارکنان یک مجموعه اداری ارسال نمود . همچنین به همراه پیغام ارسالی ، امکان فرستادن پیوستهایی بصور مختلف ( نامه وارده ، نامه صادره ، متن تایپی ، تصویر ، فایل صوتی ، فیلم و انواع فایلها بدون محدودیت فرمت آن ) یا پیگیری مجدد آنها وجود دارد .

ارتباط بین سازمانی

یکی از ویژگی های منحصر به فرد پيك امکان ارتباط بین سازمانی است . با استفاده از این قابلیت ، می توان به راحتی فرآیند مکاتبات بین دو یا چند سازمان را مکانیزه نمود تا گردش مکاتبات بین سازمانی نیز به صورت الکترونیکی ممکن شود . این ویژگی زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که پيك بر روی دو یا چند سکو نصب شده باشد . ارتباط بین سکوها می تواند به هر نحو ممکن و حتی به صورت Dialup و راديو باشد . این امر موجب می گردد  تا حتی در مکانهایی که زیر ساختهای مخابراتی کشور محدود است نیز امکان ارتباط میان سکوها وجود داشته باشد .

صندوق صوتی و دبیرخانه گویا

درصورتی که از امکانات صوتی پيك در مکاتبات اداری استفاده گردد . سازمان بطور اتوماتیک دارای یک سیستم تلفن هوشمند و صندوق صوتی خواهد شد . به عبارتی با استفاده از این امکان یک صندوق صوتی برای کل سازمان تعریف میشود و تمامی کاربران نیز برای خود صندوق صوتی خواهند داشت که میتوانند پیامهای تلفنی خودرا از طریق نرم افزار و یا خط تلفن دریافت نمایند . از دیگر امکانات بخش صوتی میتوان به ارسال و دریافت فکس بصورت اتوماتیک و گویا اشاره کرد همچنین مدیر سیستم میتواند یک لیست تماس ایجاد کرده و پیامی را برای ارسال مشخص نماید که در این وضعیت سیستم بطور هوشمند با افراد مشخص شده تماس و پیام مورد نطر را اعلام و در نهایت گزارش تماسهای موفق و نا موفق را ارایه میدهد . این نرم افزار از یک دفتر تلفن قدرتمند با امکان ثبت انواع شماره و با قابلیت شماره گیری را دارا میباشد .

کارتابل WEB

درصورتی که سازمانی از امکانات Web این نرم افزار بهره مند شود کاربران میتوانند کارتابل خودرا از طریق اینتر نت کنترل نمایند و ارجاعات مورد نطر را نیز انجام دهند .

پیک و تکریم ارباب رجوع

دراین سیستم امکاناتی جهت تکریم ارباب رجوع در نظر گرفته شده است که از جمله آنها میتوان به پیگیری نامه ها از طریق اینترنت و سیستم گویا اشاره کرد . سیستم قادر است بر روی انواع کیوسکهای اطلاع رسانی نصب و به ارباب رجوع در زمینه مکاتبات اداره ارائه سرویس نماید .

 

 

دانلود کاتالوگ

 
 
 

سفارش خرید
دریافت اطلاعات
درخواست دمو
ارسال نظر و پیشنهاد

 
Copyright 2007, Tahlilgaran E Asre Ertebatat Software Group .