::: سیستم دبیرخانه تک کاربره :::

نامه های وارده به نامه هایی اطلاق می شود که از سوی افراد ، موسسات و ... تهیه و به یک سازمان ارسال و پس از ثبت در بخش دبیرخانه در چرخه مکاتبات آن سازمان به جریان در می آیند . برنامه به صورتهای مختلف قابلیت دریافت نامه ها را دارا می باشد . نامه ها بصورت دستی، فکس و یا از طریق پست الکترونیکی (E-Mail) وارد سیستم می شوند . البته در مورد نامه های دستی ابتدا باید این نامه ها اسکن و ثبت شوند تا در چرخه سیستم قرار گیرند . این برنامه قابلیت دریافت نامه های وارده بصورت دستی ، فکس ، ایمیل را دارا می باشد . در مرحله ثبت تاریخ ثبت ، شماره و ساعت ثبت و نام ثبات ( ثبت کننده ) بطور اتوماتیک ثبت می شود . در مرحله ثبت نامه ، این نرم افزار دارای قابلیتهایی همچون ثبت نامه های عادی و محرمانه ، بصورت کاملا مستقل و با شماره های مستقل می باشد . تعیین فوریت اقدام (نامه های غیر فوری ، فوری و آنی ) نیز امکان پذیر است . همچنین می توان نامه های مرتبط با نامه در حال ثبت را نیز مشخص نموده و با وارد کردن شماره مورد نظر ، در مرحله ارجاع نامه آنها را به پیوست نامه های در دست اقدام ، به کاربر یا کاربران مورد نظر ارجاع نمود ( نامه های مرتبط شامل : نامه های عطفی ، بازگشت و پیرو می باشند ). در مرحله ثبت نامه ، این امکان نیز پیش بینی شده است که نامه های هر حوزه از سازمان توسط همان حوزه و با شماره خاص هر یک ثبت گردد . همچنین علاوه بر امکان مشخص نمودن تعداد و نوع پیوستهای یک نامه ، می توان مشخصات سازمان یا شخص ارسال کننده را نیز به همراه تاریخ و شماره ارسال ، درج نمود . امکان درج و بایگانی یک نامه وارده بدون چرخه ارجاع نیز از دیگر امکانات این سیستم است ، ضمن آنکه این برنامه قابلیت تشخیص تائیدیه های فکس و جلوگیری از ثبت مجدد آنها را دارا می باشد و در مواقعی که نامه ای با اطلاعات مطابق با یک نامه ثبت شده در گذشته مجدداً به چرخه ثبت وارد گردد ، سیستم بطور خودکار از ثبت دوباره آن جلوگیری می کند . همچنین در صورت بروز اشکال در اطلاعات ثبتی یک نامه ، امکان اصلاح مشخصات ثبتی نامه نیز پیش بینی شده و قابل انجام است .

امکانات سیستم در قسمت تایپ و نامه های صادره

جهت تایپ نامه ها در این برنامه ، کاربر می تواند هر نوع سربرگ مورد استفاده در سازمان و نیز برخی نامه های کلیشه ای و فرمهای اداری مانند احکام ، فرمهای ISO و امثالهم را برای سیستم تعریف نماید . همچنین می توان از نرم افزارMS Word نسخه های 2000 ، 2002 ، XP و 2003 برای تایپ نامه ها بهره گرفت . در این مرحله نام تایپیست ، تاریخ و ساعت تایپ بطور اتوماتیک ثبت می شود . می توان ترتیب اسامی مخاطبین و گیرندگان رونوشت را نیز تغییر داد و یا پس از تایپ ، متن تایپی را مورد بازبینی قرار داد . امکان مشخص نمودن گیرندگان داخلی رونوشت نیز وجود دارد .همچنین می توان نامه های مرتبط با نامه دردست اقدام را نیز ( مانند عطف ، پیرو و بازگشت ) و پیوستها و نوع آنها و یا ارتباط نامه با طبقه یا کلاسمان خاص را تعیین نمود . نامه های صادره به نامه هایی اطلاق می شود که در درون یک سازمان تولید و بعد از تائید و امضاء ، توسط دبیرخانه ثبت و از سازمان خارج می شود . تهیه یک نامه صادره ابتدا با تهیه یک پیش نویس توسط کارشناس مربوطه آغاز می شود . پیش نویس تهیه شده به تایپیست ارسال می گردد . تایپیست پس از تایپ متن نامه ، آن را به کارشناس مربوطه بازمیگرداند تا پس از بازبینی ، آنرا پاراف نماید . پس از پاراف نمودن کارشناس مربوطه ، نامه به مدیر ارسال می شود تا وی تائید و امضاء نماید . در مرحله بعدی برای نامه صادره ، شماره و تاریخ ثبت می شود و سپس نامه از سازمان خارج می گردد . برای ارسال نامه نیز از طرق مختلف مانند روش دستی ، از طریق فکس یا ایمیل می توان اقدام نمود . پس از امضای نهایی ، برای نامه ها شماره ثبت می شود که در این مرحله سیستم بطور اتوماتیک تاریخ ، ساعت و نام ثبات ( ثبت کننده ) را در کنار سایر مشخصات نامه درج می نماید . نامه های محرمانه را می توان با شماره های مجزا ثبت و صادر نمود . امکان مشاهده پیش نمایش قبل چاپ و چاپ اتوماتیک نامه به تعداد مخاطبین و گیرندگان رونوشت به تفکیک وجود دارد . چاپ کلیه نامه های تایپ شده توسط ماشین نویس به وسیله چاپگرهای لیزری یا ماتریسی روی انواع سربرگهای اداری نیز برای این مرحله پیش بینی شده است .

دانلود کاتالوگ